Ficha de EPI em Goiânia: como registrar a entrega do jeito certo

Por que o registro é obrigatório

A NR-06 determina que o empregador registre o fornecimento de EPI ao trabalhador. A norma admite que esse registro seja feito em livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive por sistema biométrico. A forma é escolha da empresa; a obrigação de registrar, não.

Na prática, a ficha é a principal prova em fiscalizações, perícias e processos trabalhistas. Sem ela, fica muito difícil demonstrar que o trabalhador recebeu a proteção adequada, mesmo que a empresa tenha comprado e distribuído os equipamentos.

O que deve constar na ficha

A norma não traz um modelo oficial, mas um bom registro permite identificar com clareza o que foi entregue e para quem. Recomendamos que a ficha contenha, no mínimo:

• Nome completo do trabalhador, função e setor.
• Descrição do EPI, com tipo, modelo ou tamanho quando relevante.
• Número do Certificado de Aprovação, o CA, de cada equipamento.
• Quantidade e data de cada entrega e de cada substituição.
• Motivo da troca, como desgaste, dano, perda ou vencimento.
• Assinatura ou registro biométrico do trabalhador a cada entrega.
• Declaração de que recebeu orientação sobre uso, guarda e conservação.

Papel ou sistema eletrônico

A ficha em papel ainda é muito usada em empresas pequenas de Goiânia e funciona bem quando é preenchida com cuidado e arquivada por trabalhador. O problema surge quando a quantidade de entregas cresce: fichas rasuradas, campos em branco e assinaturas em lote no fim do mês enfraquecem a prova.

Sistemas eletrônicos com biometria ou assinatura digital facilitam o controle de estoque, avisam sobre trocas periódicas e geram relatórios por setor. Para atacadistas, indústrias e empresas com muitas equipes, costumam compensar. Seja qual for o formato, o registro deve ser feito no momento da entrega.

Erros que enfraquecem a ficha

Alguns vícios aparecem com frequência em auditorias e tornam o documento pouco confiável. Vale revisar o controle da sua empresa com esta lista em mente.

Outro ponto importante: a ficha precisa conversar com o PGR. Se o inventário de riscos indica ruído em um setor e a ficha dos trabalhadores desse setor não mostra protetor auditivo, há uma inconsistência que chama atenção.

• Ausência do número do CA ou CA de outro modelo.
• Várias entregas assinadas de uma só vez, com a mesma caneta e data.
• Intervalos longos sem troca de EPIs que se desgastam rapidamente, como luvas e respiradores descartáveis.
• Fichas sem a função do trabalhador ou com função desatualizada.

Por quanto tempo guardar

A NR-06 não fixa um prazo próprio de guarda para a ficha, mas o documento pode ser necessário para comprovar condições de trabalho muitos anos depois, em ações trabalhistas, pedidos de aposentadoria especial ou na emissão do PPP. Por isso, muitas empresas optam por guardar os registros por longo prazo, inclusive após o desligamento.

Converse com seu profissional de SST e com a assessoria jurídica para definir uma política de guarda adequada ao seu caso.

Uma rotina simples para não perder o controle

Em muitas empresas de Goiânia, o controle de EPI fica com o almoxarife ou com o encarregado do setor, que acumula outras tarefas. Uma rotina curta e bem definida evita falhas: entregar sempre no balcão do almoxarifado, registrar no ato, conferir o CA do lote e anotar o motivo de cada troca.

Uma vez por mês, o responsável pela segurança pode cruzar as fichas com o inventário de riscos e com a lista de empregados ativos, identificando quem está sem registro recente de equipamentos de troca frequente. Esse cruzamento leva pouco tempo e revela problemas antes de uma fiscalização ou de um acidente.