Guarda do ASO e do prontuário médico: prazos, sigilo e LGPD para empresas de Goiânia

ASO e prontuário não são a mesma coisa

O ASO é o documento de conclusão do exame, com os dados mínimos exigidos pela NR-7 e o resultado de apto ou inapto. Ele não traz diagnóstico e circula entre a clínica, a empresa e o trabalhador.

O prontuário médico ocupacional é outra coisa. Ele reúne a anamnese, o exame físico, os resultados dos exames complementares e as anotações do médico. É um documento médico, protegido por sigilo profissional, que fica sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO, e não do RH.

Por quanto tempo guardar

A NR-7 determina que os dados dos exames clínicos e complementares sejam registrados em prontuário médico individual e mantidos por período mínimo de 20 anos após o desligamento do empregado. Esse prazo longo existe porque muitas doenças ocupacionais aparecem anos depois da exposição, e o histórico é essencial para estabelecer relações com o trabalho.

Quanto ao ASO, a empresa deve mantê-lo à disposição da fiscalização e organizado junto à documentação de SST. Como ele também é usado em processos trabalhistas e previdenciários, é prudente adotar um prazo de guarda alinhado ao do prontuário e às orientações jurídicas da empresa.

E se a empresa trocar de clínica?

É comum a empresa mudar de prestador de serviços de saúde ocupacional ao longo dos anos. A NR-7 trata da transferência dos prontuários em caso de substituição do médico responsável pelo PCMSO, para que o histórico não se perca. Na prática, a empresa deve garantir, no contrato com a clínica, como os prontuários serão preservados e transferidos ao novo responsável.

Perder o histórico de exames dificulta a análise de alterações ao longo do tempo, como em audiometrias seriadas, e pode prejudicar a defesa da empresa em discussões sobre doenças ocupacionais.

LGPD e dados de saúde

A Lei Geral de Proteção de Dados classifica informações de saúde como dados pessoais sensíveis. Isso exige cuidados redobrados no tratamento, tanto pela clínica quanto pela empresa. O cumprimento de obrigação legal, como a NR-7 e o eSocial, é uma das bases que permitem esse tratamento, mas não dispensa as medidas de segurança.

Para o RH, o principal é limitar o acesso. ASOs devem ficar em arquivo restrito, físico ou digital, acessível apenas a quem precisa. Atestados com CID, relatórios médicos e resultados de exames não devem circular por e-mail aberto ou grupos de mensagem.

• Arquivo físico trancado ou pasta digital com acesso controlado.
• Lista de pessoas autorizadas a acessar documentos de saúde.
• Envio de documentos por canais seguros, evitando grupos de mensagem.
• Descarte seguro ao fim do prazo de guarda, sem jogar papéis no lixo comum.

Cópia para o trabalhador

A NR-7 prevê que o empregado receba cópia do ASO, em meio físico ou eletrônico. Além disso, o trabalhador tem direito de acesso às informações do seu prontuário médico, conforme as regras de ética médica, solicitando ao médico ou à clínica responsável.

Manter um registro de entrega do ASO ao trabalhador, como assinatura de recebimento ou comprovante de envio eletrônico, ajuda a comprovar o cumprimento dessa obrigação.

Organização que facilita a fiscalização

Em uma fiscalização, o auditor pode solicitar ASOs de determinados empregados, o PCMSO e o relatório analítico. Empresas que mantêm a documentação organizada por empregado e por data respondem rapidamente e evitam autuações por falta de comprovação.

A Clínica e Plataforma Ocupacional, em Goiânia, oferece serviços de medicina do trabalho com emissão de ASO e pode orientar sua empresa sobre a organização desses documentos. Fale com a equipe pelo WhatsApp (62) 3661-0052.