PPP eletrônico: o que mudou para empresas e trabalhadores de Goiânia desde 2023

Como funcionava antes

Até o fim de 2022, a empresa preenchia o PPP em um modelo padronizado, imprimia, assinava e entregava ao trabalhador na rescisão ou quando solicitado. Muitas vezes o documento era montado às pressas, anos depois, quando o ex-empregado pedia para se aposentar, com informações buscadas em arquivos antigos.

Esse modelo gerava muitos problemas: PPPs incompletos, perdidos ou com dados divergentes dos laudos. Para o INSS, a análise dependia de documentos que nem sempre podiam ser conferidos.

O que mudou com o eSocial

Com a implantação dos eventos de Saúde e Segurança do Trabalho no eSocial, a empresa passou a informar mensalmente, ou sempre que houver alteração, as condições ambientais de trabalho e os exames ocupacionais de cada empregado. A partir de 1º de janeiro de 2023, essas informações passaram a compor o PPP eletrônico.

Os eventos mais importantes para o PPP são:

• S-2240: condições ambientais do trabalho e agentes nocivos
• S-2220: monitoramento da saúde do trabalhador, com os exames do ASO
• S-2210: comunicação de acidente de trabalho, quando houver
• Eventos cadastrais de admissão, cargos e alterações contratuais

E os períodos anteriores a 2023?

O PPP eletrônico cobre as informações enviadas ao eSocial a partir de sua obrigatoriedade. Para os períodos anteriores, a empresa continua responsável por emitir o PPP no modelo anterior, com base nos laudos da época. Assim, um trabalhador admitido em 2015 em uma indústria de Goiânia pode precisar de dois documentos: o PPP em papel até 2022 e o eletrônico a partir de 2023.

Por isso, as empresas não devem descartar laudos, fichas de EPI e registros de exames antigos. Eles continuam sendo a única fonte de informação para esses períodos.

Onde o trabalhador consulta

O PPP eletrônico fica disponível nos canais digitais do INSS, como o Meu INSS, a partir dos dados transmitidos pela empresa. Isso dá ao trabalhador a possibilidade de acompanhar as informações durante o contrato, e não apenas no momento da aposentadoria.

Se o trabalhador perceber algo errado, como um setor que não corresponde ao real ou a ausência de um agente ao qual está exposto, pode procurar o RH para pedir a correção. Quanto antes o erro for identificado, mais fácil é corrigi-lo.

O que o RH precisa fazer de diferente

A principal mudança é de mentalidade. O PPP deixou de ser um documento emitido no final e passou a ser construído continuamente. Cada envio do S-2240 e do S-2220 é, na prática, uma página do PPP sendo escrita.

Isso exige um fluxo bem definido entre quem elabora os laudos, quem faz os exames e quem transmite o eSocial, seja o RH interno ou o escritório contábil. Em Goiânia, onde muitas pequenas e médias empresas terceirizam a folha, esse alinhamento é decisivo.

Riscos de informações erradas

Como os dados ficam registrados nos sistemas do governo, divergências entre o S-2240, a folha de pagamento e os laudos podem ser identificadas em cruzamentos da Receita Federal e do INSS. Informar exposição sem recolher a contribuição adicional, ou declarar ausência de agentes para quem está exposto, pode gerar cobranças, multas e ações trabalhistas.

A melhor prevenção é manter o LTCAT e o PCMSO atualizados e conferir periodicamente se o que foi enviado ao eSocial corresponde ao que está nos documentos.